Delaktighet och strategi

Att alla inom en verksamhet är medvetna om vart verksamheten är på väg är av största vikt. Alla behöver vi veta i vilket sammanhang vi ingår och hur vi taggar in i helheten. För att uppnå denna helhetssyn och göra strategin till en levande del av arbetsvardagen är jag övertygad om att alla medarbetare behöver vara involverade i att ta fram den strategiska planen.

För andra gången håller vi nu inom biblioteksverksamheten som bäst på att tillsammans med all personal ta fram vår nya strategi. Denna gång gäller det strategin från 2013 till 2016. Liksom förra gången som vi tillsammans arbetade med strategin använder vi oss av en reviderad LOTS-process.

För att grunda arbetet på vad som sker i omvärlden och på uppdragsgivares och kunders behov har vi under det senaste halvåret haft videoseminarier och olika insatser som visat på vad som är på gång runt omkring oss. Kontinuerlig dialog med uppdragsgivare och kunder har i detta sammanhang också varit av största vikt.

Det första konkreta steget i själva strategiarbetet tog vi i början av året då vi gjorde SWOT-analyser. Alla medarbetare var indelade i små grupper, som träffades i Adobe Connect och tillsammans tog fram styrkor, svagheter, möjligheter och hot i verksamheten. Detta sammanställdes därefter som ett underlag till nästa steg. Vi tog också fram universitetets strategi och tittade på hur vi skulle kunna använda den för att koppla vårt strategiarbete till denna övergripande plan.

I slutet av mars samlade vi all personal under två dagar och jobbade då i tur och ordning igenom vision, syfte, fokus/framgångsfaktorer, mål, aktiviteter, kompetens, samverkan och organisation. Många grupparbeten blev det och dessa resulterade i sin tur i mängder av fullskrivna blädderblock. Några medarbetare involverades i att sammanställa materialet så att ledningsgruppen utifrån detta kunde ta fram ett arbetsdokument med den nya strategin. Detta arbetsdokument kommer i slutet av maj presenteras för personalen vid ett videomöte. Därefter diskuteras det igenom i verksamheten, innan vi till hösten antar planen.

När strategin är i hamn har vi en grund att stå på så att alla medarbetare i samverkan ska kunna agera och prioritera sitt arbete och vara med om att tillsammans bygga framtidens bibliotek. Som ledare i detta är en viktig uppgift att släppa kontrollen och att när det behövs vara med och påminna om och rikta in verksamheten mot strategin. Ett spännande sätt att skapa engagemang och delaktighet på!